Archiwizacja dokumentów - dlaczego warto ją wdrożyć w firmie?

Archiwizacja dokumentów w firmie

Archiwizowanie dokumentów to czynność mająca na celu segregację dokumentów i tym samym usprawnienie pracy. Archiwizowanie to skanowanie dokumentów i przenoszenie ich np. na dysk zewnętrzny, komputer czy inne urządzenie. Dzięki temu zyskujemy bezpieczeństwo – w razie sytuacji, kiedy dokumenty papierowe uległyby zniszczeniu, a także wygodę – mamy wszystkie dokumenty pod ręką. Wystarczy kilka kliknięć myszką, a można znaleźć interesujący nas dokument – bez tracenia czasu na przeglądanie segregatorów.

Jak działa elektroniczna archiwizacja dokumentów?

Nowoczesny system archiwizacji pozwala na przechowywanie różnorodnych dokumentów. Mogą być to zarówno pliki tekstowe, jak i graficzne. Można je w dowolnym momencie odtworzyć oraz edytować. Archiwizacja elektroniczna polega na automatycznym zapisie wybranych dokumentów w systemie komputerowym. Takiej dokumentacji nie można usunąć przed minięciem terminu określonego przez przepisy prawne. Dokumenty mogą być archiwizowane w formacie PDF, TIFF lub innych. System elektroniczny przypisuje dokumenty do danej teczki, zgodnie z terminem sporządzenia lub rodzajem pisma.

Dlaczego warto wdrożyć elektroniczną archiwizację dokumentów?

Cyfryzacja dokumentów oraz proces digitalizacji archiwum w znacznym stopniu umożliwia zaoszczędzenie miejsca w biurowej przestrzeni. Nie ma więc potrzeby przeznaczania całych pomieszczeń na archiwa. Dzięki poukładaniu i uporządkowaniu biznesowych dokumentów według wewnętrznego schematu i kryteriów ustalonych przez firmę pracownicy będą mogli łatwo i szybko dotrzeć do wybranych informacji. Digitalizacja dokumentacji umożliwi dostęp do niej z każdego miejsca i o każdej porze, bez konieczności przyjeżdżania do siedziby firmy. Takie rozwiązanie pozwala więc na znaczne przyspieszenie pracy oraz poprawia jej wydajność. Cyfryzacja dokumentów bezpośrednio wpływa też na zredukowanie kosztów pracy, ponieważ obniża wysokość środków, które zostałyby przeznaczone na tradycyjne materiały biurowe.