Pandemia zmieniła sposób, w jaki pracują organizacje. Od marca 2020 roku prawie wszystkie małe i duże firmy zatrudniające pracowników biurowych, zostały zmuszone do wdrożenia systemu pracy zdalnej. Firmy bez zaawansowanej infrastruktury cyfrowej zostały rzucone na głęboką wodę. Przez ostatnie kilka lat wiele dotychczas nieświadomych organizacji przekonało się, że praca zdalna, może być wydajna, a technologie umożliwiające jej wdrożenie, mogą przynieść wiele korzyści. Dlatego wiele firm na stałe wdrożyło hybrydowe środowisko pracy.

Wielu pracowników preferuje hybrydowe środowisko pracy, ponieważ łączy komfort pracy z domu, zaoszczędzony czas na dostanie się do miejsca pracy, z możliwością integracji i osobistego kontaktu ze swoimi współpracownikami.

Jednak niektóre firmy nadal nie stworzyły stabilnej infrastruktury do pracy hybrydowej, z której zarówno zarząd, jak i pracownicy czerpaliby korzyści. Dlatego warto szerzej przeanalizować to zagadnienie. Chcielibyśmy przedstawić korzyści, jakie można osiągnąć wdrażając system typu workflow w środowisku pracy zdalnej.

System workflow to rodzaj systemu do automatyzacji procesów biznesowych, który pozwala na zamknięcie przepływów zadań w jednym w pełni kontrolowanym środowisku. Dzięki temu menadżerowie wiedzą dokładnie, nad czym obecnie pracują członkowie ich zespołów i na jakim etapie są powierzone im zadania. Systemem workflow można objąć wiele procesów, między innymi: obieg faktur, zamówień, obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej, zarządzanie relacjami z klientami, rejestracje czasu pracy, archiwizacje dokumentów i procesy sprzedażowe.

Korzyści ze wdrożenia systemu workflow w dobie pracy zdalnej dla organizacji

• Mniej zamieszania - Lepsza organizacja pracy

Dzięki systemie Workflow procesy w Twojej firmie w końcu zostaną ustrukturyzowane. Każdy pracownik jest informowany przez system o planach, terminach i zadaniach do wykonania. Dodatkowo pracownicy mogą ze sobą współpracować w środowisku, w którym żadna informacja, czy dokument nigdy nie zaginie.

• Automatyczne raportowanie - większe zaufanie

Każdy pracownik jest na bieżąco informowany o swoich zadaniach, a menadżerowie mają podgląd postępu wykonywanych zadań i możliwość automatycznego generowania raportów. Wpływa to na lepszą atmosferę pracy, ponieważ kierownictwo nie musi się dopytywać, ani głowić, na jakim etapie zadania są ich pracownicy.

• Efektywniejsze procesy, zaoszczędzone pieniądze w budżecie firmy

Z systemem workflow procesy odbywają się znacznie szybciej, co za tym idzie, zmniejszają się koszty ich wykonania. Pracownicy nie mogą odłożyć wykonania powierzonego zadania lub o nim zapomnieć. System czuwa nad dotrzymaniem terminów i nad każdym powierzonym krokiem procesu. 

Korzyści ze wdrożenia systemu workflow w dobie pracy zdalnej dla pracowników

• Automatyzacja powtarzających się zadań

Systemem workflow można objąć automatyzację żmudnych, powtarzających się zadań, które dotychczas odbywały się manualnie. Np. zadań administracyjnych, przepisywania danych z tabeli/systemu, procesowania faktur, weryfikacji danych, archiwizacji dokumentów. Automatyzując powtarzające się procesy odciążamy pracowników, pozwalając się skupić na tym, co ważne. Równocześnie tworzymy przestrzeń na podjęcie się nowych ciekawszych zadań.

• Zwiększenie produktywności

Dla wielu zespołów przejście na pracę zdalną było przytłaczające. Brak jasnego planu i odpowiedniej infrastruktury w wielu przypadkach negatywnie wpłynęło na ich produktywność. Teraz gdy praca zdalna staje się normą, a zespoły chcą kontynuować pracę w takim środowisku, wdrożenie odpowiedniego systemu, może mieć naprawdę pozytywny wpływ na ich produktywność i wydajność biznesową. Np. wspomniana automatyzacja powtarzających się zadań, może mieć wpływ na zwiększenie zaangażowania pracowników w innych obszarach ich obowiązków.