Podstawową usługą, jaką zapewnia wirtualne biuro, jest adres, który umożliwia zarejestrowanie firmy w urzędach. Można używać go także w celach marketingowych. Czy wirtualne biuro może być również miejscem prowadzenia działalności? Wyjaśniamy.

Na czym polega działalność wirtualnego biura?

Wirtualne biura stają się coraz bardziej popularne w Polsce. Korzystają z nich zarówno duzi, jak i mali przedsiębiorcy, którzy do prowadzenia działalności nie potrzebują stacjonarnej siedziby. Wirtualne biuro zapewnia bowiem przede wszystkim adres do rejestracji. Przedsiębiorca zarejestrowany pod wirtualnym adresem zyskuje też skrzynkę pocztową oraz prestiżową lokalizację, jeśli na przykład zdecyduje się na wirtualne biuro Beyond Office w Warszawie. Pracownicy wirtualnego biura zajmują się profesjonalną obsługą korespondencji – odbierają pocztę i archiwizują ją na miejscu, wysyłając do klienta powiadomienie. Listy można odebrać przy okazji osobiście lub zdecydować się na dodatkowo płatną opcję skanowania wiadomości. Pod tym względem wirtualny adres firmy jest idealny dla osób, które na co dzień nie przebywają pod jednym adresem, bo na przykład podróżują lub swoje usługi wykonują w domu klientów.

Wirtualny adres siedziby firmy

Wiele osób zastanawia się, czy wirtualne biuro jest legalne. Otóż zgodnie z polskim prawem nie ma przeciwwskazań, żeby przedsiębiorca podał w urzędzie adres wirtualnego biura jako siedzibę firmy. Ponadto od 2018 roku, kiedy w życie weszła tzw. Konstytucja Biznesu, w formularzu CEIDG-1 pojawiła się rubryka „brak stałego wykonywania działalności gospodarczej”, dzięki czemu mikroprzedsiębiorcy nie muszą posiadać stałego miejsca prowadzenia działalności.

Należy rozróżnić dwa pojęcia: siedziba i miejsce prowadzenia działalności. W drugim przypadku jest to miejsce, w którym realizowane są działania firmy – w zależności od branży może być to własne mieszkanie, dom klienta czy też fabryka. Z kolei siedziba to miejsce, w którym wykonywane są funkcje zarządcze. Przedsiębiorca nie musi przebywać w nim na co dzień. Dobrze jednak gdy ma możliwość przeprowadzenia w niej spotkania w przypadku ewentualnej kontroli urzędowej. Z tego wynika, że wirtualne biur z opcją wynajmu sali konferencyjnej to odpowiednie miejsce do zarejestrowania firmy. Jednocześnie nie ma przeciwwskazań, aby działalność była prowadzona gdzie indziej, nawet w kilku miejscach.

Biuro wirtualne jako miejsce prowadzenia działalności – czy to możliwe?

Dzięki temu, że coraz więcej spraw można załatwić online, wiele firm całkowicie przestawia się na pracę zdalną. Aby prowadzić działalność przez internet, nie trzeba posiadać stacjonarnej siedziby firmy. W takim sensie wirtualne biuro staje się nie tylko adresem, ale teoretycznie też miejscem prowadzenia działalności, mimo że przedsiębiorca nie przebywa w nim fizycznie. Wiele wirtualnych biur umożliwia jednak pracę w ich siedzibie, oferując dodatkowe usługi, takie jak: sale konferencyjne na wynajem, przestrzeń coworkingowa czy biuro serwisowane. Każda z tych opcji zakłada nieco inną formę przebywania przedsiębiorcy w biurze:

• Salę konferencyjną wynajmuje się zazwyczaj na godziny, ewentualnie na cały dzień. Ta opcja przydatna jest do organizacji sporadycznych spotkań z kontrahentami, klientami czy pracownikami. 
• Przestrzeń coworkingowa to rozwiązanie, które umożliwia skorzystanie z w pełni urządzonego stanowiska biurowego, znajdującego się w większym open space’ie. 
• Biuro serwisowane to rozwiązanie najbardziej zbliżone do tradycyjnego biura. Przedsiębiorca ma wówczas do dyspozycji urządzone biuro, którego obsługą zajmuje się firma zewnętrzna. Do takiego miejsca można od razu się wprowadzić i rozpocząć pracę. Jest to opcja droższa niż samo wirtualne biuro, ale zdecydowanie tańsza niż samodzielny wynajem biura stacjonarnego.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat wirtualnych biur? Zapraszamy do odwiedzenia strony: https://www.beyondoffice.pl/kontakt/