Faktura online nie jest w naszym kraju nowością. System wystawiania faktur przez internet działa, jednak zrobiło się o nim głośno, kiedy Ministerstwo Finansów ogłosiło, że korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) będzie obligatoryjne najpierw dla podatników VAT, a potem dla wszystkich przedsiębiorców. Sprawdź, co dla właścicieli firm oznacza konieczność wystawiania faktur online.

Faktura VAT może obecnie mieć formę elektroniczną. Dokumenty wysyłane np. w formacie PDF mają dla kontrahentów taką samą ważność jak papierowa faktura VAT. W dobie cyfryzacji e-faktury są codziennością, dlatego rząd zdecydował, aby faktury VAT łączyła nie tylko elektroniczna forma, ale również ujednolicony charakter. Do tego m.in. służy KSeF. Zobacz, co obowiązkowy system wystawiania faktur online oznacza dla przedsiębiorców.

KSeF - co to jest?

Na początek krótkie wyjaśnienie samego systemu KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Obecna codzienność przedsiębiorców wygląda tak, że faktura VAT powstaje najczęściej w dedykowanym programie do fakturowania, a następnie w formie elektronicznej lub papierowej trafia do kontrahenta bądź klienta indywidualnego. Następnie dokumenty sprzedażowe trafiają do księgowego, który zalicza faktury VAT na poczet kosztów oraz przychodów firmy.

Poza ogólną treścią dokumentu, który uznajemy za fakturę VAT, nie ma szczegółowych wytycznych, jak powinien wyglądać przykładowy wzór faktury VAT. Przedsiębiorcy mają wyłącznie pouczenie co do tego, co dokument powinien zawierać, czyli numer porządkowy, dane podmiotów będących stronami transakcji, kwoty, przedmiot transakcji czy termin płatności. To jednak ma się zmienić, a przyczynkiem do zmian będzie właśnie KSeF.

Jednym z kluczowych terminów związanych z tym ogólnopolskim systemem teleinformatycznym jest jednolitość faktur VAT. Wystawienie faktury ma mieć nieco inny przebieg niż dotychczas, ponieważ Krajowy System e-Faktur stawia na trzy zasadnicze funkcjonalności:

• ustrukturyzowanie faktur VAT poprzez ujednolicony wzór faktury PDF;
• wystawianie dokumentów sprzedażowych w postaci ustrukturyzowanych faktur online;
• przechowywanie dokumentów kosztowych oraz sprzedażowych w firmie.

Krajowym Systemem e-Faktur rząd ma zamiar ujednolicić wygląd faktur w biznesie. Dziś z racji sporej dowolności zdarza się, że informacje na fakturze bywają trudno do znalezienia bądź niezrozumiale przedstawione. To z kolei prowadzi do pomyłek. Ustrukturyzowana faktura online ma zapewnić większą sprawność i transparentność w polskich przedsiębiorstwach.

Co zyskamy Krajowym Systemem e-Faktur?

Jednolita szata graficzna na fakturze VAT to nie jedyne założenia wprowadzenia obowiązkowego korzystania z KSeF przez przedsiębiorców. Twórcy systemu zakładają, że KSeF jest znaczenie bardziej rozbudowanym narzędziem niż program do wystawiania faktur. Do najważniejszych funkcji KSeF zalicza się:

• wystawianie faktur ustrukturyzowanych;
• oznaczanie e-Faktur numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF (poza numeracją wewnątrzfirmową);
• przechowywanie dokumentów w archiwum faktur;
• analizę poprawności faktur oraz danych w nich zawartych;
• otrzymywanie powiadomień na temat wystawianych faktur.

Ostatni z wymienionych podpunktów ma znacząco zmienić funkcjonowanie polskich firm. Zakłada bowiem, że w dobie obowiązkowego korzystania z KSeF, kiedy następuje wystawianie faktur i zamieszczanie ich w systemie, kontrahenci dokumentów zostaną automatycznie powiadomieni o najważniejszych informacjach, jak data wystawienia faktury i jej numer identyfikacyjny. Wystawcy dokumentów również będą otrzymywać na bieżąco powiadomienia, np. w przypadku utraty uprawnień do korzystania z KSeF. Jak widać wystawianie faktur w przypadku wielu firm może się wydatnie zmienić, dlatego czas przejść do sprawdzenia, jak zmieni się codzienność właścicieli firm, kiedy KSeF będzie obowiązkowym narzędziem do fakturowania online.

Nie tylko wygląd faktury - co zmieni KSeF w działalności biznesów?

Pierwsza zmiana, która wybija się na pierwszy plan w związku z wprowadzeniem obowiązku korzystania z KSeF dotyczy weryfikacji poprawności dokumentów. Obecnie bowiem do momentu, w którym księgowość nie zaksięguje faktury np. w Księdze Przychodów i Rozchodów, w fakturze można dokonać poprawek bądź zmian bez większych konsekwencji. Wystarczy uruchomić program do wystawiania faktur i edytować wygenerowany wcześniej dokument. Póki faktura nie została po obu stronach transakcji zaksięgowana, istnieje taka możliwość. Wprowadzenie obowiązkowego korzystania z KSeF zmieni ten model działania. Jeśli np. przedsiębiorca źle uzupełni stawkę VAT, będzie musiał wystawić fakturę korygującą, ponieważ po wygenerowaniu pierwotnego dokumentu zostaje on automatycznie zapisany w archiwum KSeF. Nie będzie więc możliwe "podmienienie dokumentu" na poprawny, a jedynie oficjalna zmiana danych w pliku jakim jest faktura PDF korygująca.

W tym miejscu warto zauważyć, że obowiązkowy KSeF obejmuje przede wszystkim dokumenty dla kontrahenta biznesowego w modelu B2B. Fakturę w postaci papierowej nadal będzie można wystawić w następujących przypadkach:

• faktur konsumenckich (B2C);

• biletów uznawanych za faktury, jak np. paragony na autostradach płatnych;

• faktur wystawianych w ramach OSS i IOSS.

Kolejne zmiany jakie czekają przedsiębiorców należy raczej zaliczyć do korzyści związanych z dokumentami sprzedażowymi w firmie. Do skorzystania z KSeF zachęcić mają m.in. takie atuty jak:

• brak konieczności przechowywania faktur i ich archiwizacji;
• brak konieczności przekazywania do urzędu skarbowego pliku JPK_FA na żądanie;
• skrócony okres oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 40 dni;
• automatyzacja procesów związanych z wystawianiem oraz wysyłaniem faktur.

Nowy sposób na to, jak wystawiany jest dokument sprzedaży wiąże się również z wymogiem informatycznym. Chodzi o to, żeby program do fakturowania zapewniał możliwość generowania faktur VAT zgodnych z KSeF. W przypadku biur rachunkowych i przedsiębiorców, którzy rozliczają się samodzielnie, istotny będzie także aspekt pobierania wystawionych faktur kosztowych z systemu, zamiast tradycyjnego wysyłania dokumentów pocztą elektroniczną lub w formie papierowej wraz z przesłanym towarem.

::attachment{"type":"image","item_id":"553019", "alt":"zdjęcie", "title":"", "longSide":"900"}

Wystaw fakturę z KSeF

Czas na praktykę, czyli krótki przewodnik krok po kroku, jak wystawić fakturę lub wygenerować jednolity plik kontrolny VAT. Jak wystawisz fakturę w KSeF? Logowanie będzie naturalnie otwierać proces, który powinien mieć następującą kolejność:

1. Przygotowanie niezbędnych informacji, które należy zawrzeć w fakturze jak szczegółowe dane, kwotę należności, dane nabywcy, datę wystawienia czy termin zapłaty.
2. Przygotowanie techniczne, czyli skorzystanie z funkcji programu do utworzenia pliku XML, który zawiera dane faktury w formacie zgodnym ze schematem KSeF.
3. Autoryzacja operacji i ostatnia ewentualna korekta KSeF.
4. Wysłanie faktury do KSeF.
5. Weryfikacja poprawności dokumentu.
6. Nadanie numeru referencyjnego w KSeF.

Obecnie korzystanie z KSeF jest dla każdego przedsiębiorcy dobrowolne. Żeby dołączyć do systemu konieczne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub wygenerowanego przez Krajowy System e-Faktur token.

Zawirowania związane z obowiązkowym KSeF dla przedsiębiorców

Zapowiedzi Ministerstwa Finansów na temat tego, że wystawienia dokumentów w KSeF będzie obligatoryjne dla przedsiębiorców nie zmieniły się. Plan zakłada, że w pierwszej kolejności obowiązek zostanie nałożony na czynnych płatników podatku VAT, a z czasem także na przedsiębiorców zwolnionych z VAT-u. Niemniej w związku z problemami natury informatycznej, wciąż przesuwane są daty graniczne wprowadzenia obowiązku KSeF.

Najnowsze informacje na ten temat mówią o zakończeniu konsultacji na temat KSeF, w których wzięło udział ponad dziesięć tysięcy ankietowanych. Początkowo tzw. watowcy mieli rozpocząć fakturowanie z KSeF od lipca 2024 roku, jednak już wiadomo, że termin ten może opóźnić się nawet o rok. Ostatnie zapowiedzi ze strony Ministerstwa Finansów mówią o 1 kwietnia 2025 jako dacie, kiedy obowiązkowo z KSeF będą musieli korzystać płatnicy podatku VAT.