Dokumenty zawierające dane wrażliwe wymagają szczególnej ochrony. Nie mogą one dostać się w niepowołane ręce, co mogłoby stanowić duże ryzyko dla firmy. Jak przechowywać tego rodzaju dokumentację?

Jak przechowywać dokumentację papierową z danymi wrażliwymi?

Dokumentacja papierowa, która zawiera dane wrażliwe, powinna być przechowywana w specjalnych szafach. Nie wystarczy wyposażyć się w zwykłe meble - muszą być oznaczone odpowiednią klasą bezpieczeństwa:

• A - dokumenty niejawne z klauzulą poufne,

• B - dokumenty niejawne z klauzulą tajne,

• C - dokumenty niejawne z klauzulą ściśle tajne.

Szafy różnią się między sobą na przykład materiałem, z którego zostały wykonane. Zapewniają właściwe zabezpieczenie, jednak powinny być też ustawione w miejscach, do których dostęp będą miały jedynie wyznaczone osoby. Kluczem do właściwego przechowywania akt jest ich pogrupowanie. W tym celu można skorzystać z usług firmy zewnętrznej, z których specyfiką można zapoznać się tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-i-przechowywanie/archiwizacja-dokumentow-i-akt/. Warto pamiętać, że w przypadku outsourcingu to usługodawca przejmuje odpowiedzialność za powierzoną dokumentację.

Archiwizacja dokumentów poufnych

W niektórych firmach ilość dokumentów zawierających dane poufne jest naprawdę spora, dlatego nie są one przechowywane w biurze, a niemal od razu trafiają do archiwum. Trzeba jednak zwrócić uwagę na fakt, iż nie może ono znajdować się w przypadkowym miejscu. Nie chodzi wyłącznie o ochronę przed niepowołanymi osobami, ale również czynnikami zewnętrznymi, takimi jak powódź czy pożar. Przechowywanie dokumentów można powierzyć firmie zewnętrznej, która świadczy usługi zgodnie z obowiązującymi, najsurowszymi normami. Więcej na ten temat dowiesz się na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-i-przechowywanie/przechowywanie-dokumentow-i-akt/. Archiwizacja dokumentów to niezwykle ważna procedura - większość tych, które zawierają dane poufne, musi być przechowywana przez okres wyznaczony w przepisach.

Zewnętrzne biuro - sposób na bezpieczne przechowywanie dokumentów

Jednym ze sposobów bezpiecznego przechowywania dokumentów może być ich digitalizacja. Przekształcenie formy papierowej w elektroniczną wymaga profesjonalnego podejścia, jednak przynosi wiele korzyści. Rhenus Office oferuje także wiele innych rozwiązań, w tym automatyzację procesu obiegu dokumentów czy ich archiwizację. Trzeba pamiętać, że przechowywanie dokumentów z danymi poufnymi obarczone jest odpowiedzialnością karną, dlatego, zwłaszcza przy dużej ich ilości, warto skorzystać z usług firmy zewnętrznej.