Czy można automatyzować i usprawniać procesy biznesowe, korzystając z oprogramowania zaawansowanego, ale prostego w obsłudze i elastycznego? Okazuje się, że tak. Wyjaśniamy, jak to zrobić, wykorzystując możliwości i atuty platform typu low-code.

Workflow a automatyzacja procesów biznesowych

Na początek wyjaśnijmy krótko, czym jest proces workflow. Pojęcie to we swobodnym tłumaczeniu określa się „przepływem pracy” i odnosi się ono do sposobu przepływu informacji między rozmaitymi podmiotami uczestniczącymi w ich przetwarzaniu. Im lepiej zorganizowany system workflow, tym krótszy czas realizacji zadań, mniejsze koszty operacyjne czy większa produktywność.

Do usprawnienia procesów workflow w firmach dąży się przede wszystkim poprzez automatyzację procesów biznesowych (BPA – Business Process Automation). Może to być np. wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów (faktur, umów, wniosków itp.) oraz aplikacji biznesowych do digitalizacji procesów praktycznie w każdym obszarze działania firm od finansów, przez HR, aż po marketing, sprzedaż, czy obszary związane stricte z daną branżą czy specyfiką działalności. Celem tych rozwiązań jest usprawnienie funkcjonowania firmy –  rozwój jej wydajności i konkurencyjności, a także redukcja kosztów i ryzyka operacyjnego.

Czym są systemy workflow?

Kluczową rolę w kontekście BPA pełnią systemy workflow. To dedykowane narzędzia informatyczne, które umożliwiają automatyzację i zarządzanie sekwencją konkretnych kroków w procesach w organizacji (zwykle powtarzalnych i czasochłonnych, np. przyjęcie zamówienia, płatność, wystawienie faktury itp.), zapewniając ich spójne, efektywne wykonywanie. Zadania te realizowane są często bez udziału człowieka (lub przy minimalnym jego udziale), co minimalizuje ryzyko błędów, stabilizuje wydajność, a także redukuje czas i koszty operacyjne.

Systemy workflow różnią się pod względem przeznaczenia, funkcjonalności, możliwości integracji, skalowalności oraz ceny. Wybór rozwiązania pudełkowego, które odpowiada na jeden, konkretny problem biznesowy, to zwykle pierwsze rozwiązanie, które przychodzi przedsiębiorcom do głowy. Analiza rynku i wybór odpowiedniego rozwiązania może jednak kosztować firmę miesiące prac, a kiedy decyzja już zapadnie okazuje się, że wybrane rozwiązanie nie jest na tyle elastyczne, że będzie odpowiadać na rosnące wymagania biznesu lub zmiany regulacji prawnych, o kosztownym i czasochłonnym utrzymaniu wielu systemów adresujących poszczególne wyzwania IT, nie wspominając. Stanowi to istotne wyzwanie zwłaszcza w branżach charakteryzujących się dużą zmiennością lub przedsiębiorstwach dynamicznie się rozwijających.  Alternatywą dla rozwiązań pudełkowych są platformy low-code. To rozwiązania, które umożliwiają cyfryzację i automatyzację wielu standardowych i niestandardowych procesów za pomocą jednego spójnego narzędzia.

Oprogramowanie workflow bez kodowania – zalety platform low-code

Platformy low-code umożliwiają budowę aplikacji biznesowych bez konieczności znajomości programowania. Prosty w obsłudze interfejs, budowa aplikacji z gotowych komponentów z pomocą drag and drop znacznie ułatwiają i przyspieszają automatyzację procesów biznesowych w firmie. Aplikacje zbudowane na takich platformach są skalowalne i można je dostosowywać do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Wśród ich podstawowych atutów oraz funkcjonalności należy wymienić m.in.:

• Proste i szybkie graficzne modelowanie procesów w systemie workflow za pomocą modułu drag & drop (przeciągnij i upuść), które sprawia, że automatyzacja procesów biznesowych przebiega nawet dziesięciokrotnie szybciej w porównaniu do platform pozbawionych tej funkcji.
• Możliwość łatwego edytowania obiegów w czasie rzeczywistym, co pozwala na natychmiastowe wprowadzenie zmian, co znacząco zwiększa elastyczność i szybkość działania.
• Prosta i intuicyjna obsługa bez potrzeby kodowania, dzięki czemu przeszkolenie zespołu odpowiedzialnego za obsługę i monitorowanie systemu jest znacznie szybsze i łatwiejsze.
• Skalowalność, która pozwala na elastyczne dostosowywanie workflow do potrzeb organizacji, umożliwiając jego rozwój i adaptację w miarę, jak firma rośnie i zmienia swoje wymagania.
• Transparentność procesów i danych, dzięki czemu monitorowanie oraz zarządzanie stają się łatwiejsze.
• Redukcja kosztów działu IT, dzięki utrzymaniu i obsłudze tylko jednej platformy zamiast dziesiątek pudełkowych rozwiązań, co przekłada się na znaczące oszczędności w długoterminowej perspektywie.

Podsumowanie

Systemy workflow na bazie platform low-code to nic innego, jak elastyczne, ale potężne machiny umożliwiające zarządzanie wieloma procesami biznesowymi (np. sprzedażowymi, marketingowymi, finansowymi, kadrowymi, IT). Ich wykorzystanie jest dziś fundamentem rozwoju rozwoju i budowania konkurencyjności wielu nowoczesnych firm w sektorze dużych i średnicj przedsiębiorstw. Warto pamiętać, że na rynku dostępne jest wiele rozwiązań o odmiennej specyfice i funkcjonalnościach. Decyzję o wdrożeniu systemu zawsze warto poprzedzić gruntowną analizą takich cech jak intuicyjność i prostota obsługi, skalowalność czy łatwość modyfikacji, ale i model biznesowy producenta oprogramowania, zaufanie i renoma dostawcy czy stosunek możliwości do ceny.