Zrekrutowanie odpowiedniego pracownika to zaledwie połowa sukcesu. Pozostała część to ciężka praca nad zatrzymaniem go w firmie. Od czego zacząć ten proces? Od wysokiej jakości onboardingu.

Onboarding to bardzo ważny czas, który buduje doświadczenia pracownika. Jeśli coś pójdzie nie tak, pracownik zrezygnuje, a Ty zapłacisz dodatkowo za kolejną rekrutację. Z tego artykułu dowiesz się, jak skutecznie unikać takich problemów.

Czym jest onboarding pracownika?

Onboarding pracownika to proces, podczas którego pracownik poznaje swoje nowe miejsce pracy. Uczy się m.in.:

• jak funkcjonuje firma i jaką ma strukturę;
• jakie są wartości firmy i co tworzy jej kulturę;
• kim są pozostali członkowie zespołu i do kogo może się zwracać z prośbą o pomoc;
• jaki będzie jego zakres obowiązków i rola w firmie.

I nie mówimy tu o jedno lub dwudniowym szkoleniu zapoznawczym! Jak twierdzi wielu specjalistów HR, w zależności od roli i specyfiki firmy onboarding powinien trwać od 3 nawet do 9 miesięcy.

Pracownik, który obejmuje nowe stanowisko, wykazuje się dużym zaangażowaniem. Nowe miejsce, nowe perspektywy, nowe znajomości – to wszystko nastraja go bardzo optymistycznie. Dobrze zaplanowany onboarding nie tylko ułatwia pracownikowi szybsze wdrożenie w obowiązki i osiągnięcie pełnej produktywności, ale przede wszystkim to zaangażowanie podtrzymuje i rozwija.

Jak zaplanować onboarding nowych pracowników?

Jeśli chcesz, aby onboarding pracownika był skuteczny, podziel cały proces na etapy. To pozwoli Ci stworzyć odpowiedni harmonogram, uwzględniający czas na zdobywanie informacji, realizację zleconych zadań, szkolenia oraz integrację. 

Preonboarding, czyli czas przed pierwszym dniem pracy

Kiedy kandydat przyjmie ofertę i podpisze niezbędne dokumenty, staje się nowym pracownikiem. Przed pierwszym dniem pracy możesz przesłać mu wiadomość powitalną i przywitać go w zespole. Umieść w wiadomości również informacje:

• o dokumentacji, która musi zostać uzupełniona przed rozpoczęciem pracy (formularze, świadectwa pracy, zaświadczenie lekarskie itp.);
• o zasadach panujących w firmie (godziny pracy, godziny przerw, zasady ubioru, firmowy savoir-vivre);
• o najbliższym przełożonym i współpracownikach oraz dalszej strukturze firmy;
• o nadchodzących wydarzeniach firmowych;
• o tym, jak będzie wyglądał pierwszy dzień pracy.

Czas preonboardingu to również czas dla firmy, aby przygotowała się na przyjęcie nowego członka zespołu. Możesz:

• przygotować odpowiednią dokumentację dotyczącą świadczeń i płacy;
• zaangażować dział IT w konfigurację cyfrowych narzędzi pracy nowej osoby;
• zaangażować managera w stworzenie sekwencji workflow z zadaniami na pierwszy tydzień pracownika.

Pierwszy dzień pracy nowego pracownika

Spraw, aby pierwszy dzień pracy nie był stresującym przeżyciem lub chociaż postaraj się zminimalizować ten stres.

• Dopełnij formalności i uzupełnij z pracownikiem dokumentację.
• Przekaż identyfikator, jeśli Twoja firma stosuje to rozwiązanie.
• Przekaż dostępy do systemów (loginy i hasła).
• Przedstaw instrukcje i regulaminy bezpieczeństwa ppoż., BHP oraz RODO.
• Przedstaw harmonogram zadań na pierwszy tydzień pracy.
• Zapoznaj pracownika z miejscem pracy, wskazując ważne miejsca. Jeśli praca będzie odbywała się zdalnie, przedstaw dobre praktyki pracy zdalnej, które obowiązują w firmie (np. zachowanie poufności danych).
• Zorganizuj spotkanie powitalne z zespołem i przedstaw nowego pracownika.

Pierwsze tygodnie pracy

Pierwszy tydzień to czas, w którym wyjątkowo intensywnie musisz wspierać nowego pracownika. Kolejne będą już znacznie spokojniejsze.

• Wyznacz pracownikowi osiągalne i mierzalne zadania, które pokażą mu, w jakim stopniu jest wydajny.
• Znajdź mentora lub „buddego”, który będzie wspierać nową osobę w tym trudnym, początkowym okresie.
• Postaraj się również organizować spotkania z różnymi członkami zespołu, aby ułatwić integrację.
• Spotykaj się z pracownikiem, aby ocenić przebieg wdrożenia i zebrać informacje o zaangażowaniu i satysfakcji.

Pierwsze 6 miesięcy pracownika

Pół roku to okres, który pozwoli pracownikowi podjąć ważną decyzję – zostać, czy odejść. Jeśli wszystko idzie dobrze, decyzja o pozostaniu będzie formalnością. Dla Ciebie ten okres to:

• regularne spotkania 1:1, podczas których omawiasz z pracownikiem jego postępy, napotkane problemy oraz kolejne cele;
• nadzór nad realizacją planu szkoleniowego pracownika;
• angażowanie pracownika w kolejne obowiązki zawodowe, ale też aktywności integracyjne.

Pierwszy rok pracownika

Rok w firmie to okazja do wspólnego świętowania, ale też doskonały moment na ocenę wyników i wyznaczenie nowych celów. Twoim zadaniem będzie dalsze zarządzanie planem rozwoju, zwracanie uwagi na kluczowe wskaźniki efektywności oraz utrzymywanie zaangażowania pracownika i czuwanie nad integracją z zespołem.

Onboarding pracownika – o czym warto szczególnie pamiętać?

Onboarding to nie sztuka mówienia o procedurach i narzędziach pracy, ale sztuka integrowania. W całym procesie wdrożenia liczy się tylko jedno – człowiek, który z poziomu „zero”, czyli „nie wiem o firmie nic”, przejdzie po kilku miesiącach na poziom „pro” – „jestem ambasadorem firmy”. Włączenie elementów personalizacji i zachowanie elastyczności w planowaniu wzbogaca onboarding nowego pracownika. Checklista z zadaniami, dostosowana do indywidualnych wymagań roli i uwzględniająca potrzeby pracownika, również będzie świetnym rozwiązaniem.

Promuj relacje, zapewniaj wsparcie i zbieraj feedback, a Twój onboarding będzie procentował niską rotacją i wysokim zaangażowaniem!