Śledzenie pojazdów firmowych to temat, wokół którego narosło wiele kontrowersji. W związku z tym wielu pracowników poruszających się służbowymi autami zastanawia się, czy jest to praktyka zgodna z prawem. Czy śledzenie pojazdu firmowego jest nielegalne? Czy pracownik musi zostać o tym poinformowany? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.

Śledzenie pojazdów firmowych - legalność

Jak wspomniano we wstępie wiele osób zastanawia się nad tym, czy śledzenie pojazdów firmowych jest działaniem legalnym. Odpowiedź na to pytanie brzmi twierdząco, jednak należy zaznaczyć, że pod pewnymi warunkami. Otóż najważniejszym z nich jest poinformowanie pracowników korzystających z samochodu służbowego, że jest on monitorowany. Zgodnie z Kodeksem Pracy obowiązkiem pracodawcy jest również poinformowanie pracowników w jakim zakresie wykorzystywane są dane, które przekazuje telematyka. Pracownik powinien zostać poinformowany o zamontowaniu systemu GPS w aucie na dwa tygodnie przed tym faktem, a w przypadku nowych pracowników przed dniem podjęcia obowiązków.

Jakie kwestie mogą być monitorowane w pojazdach służbowych?

Powszechnie wiadomo, że wdrożenie systemu GPS w aucie nie jest przesadnie trudne i drogie, o czym można przekonać się na www.trackingfox.com. Należy jednak pamiętać, że wykorzystanie tego typu urządzeń w samochodach służbowych regulują przepisy prawa. W poprzednim akapicie napisano, że pracownik musi zostać poinformowany o zakresie danych, które są gromadzone przez nadajnik GPS i przekazywane zarządzającym flotą. Zgodnie z prawem monitoringowi może podlegać:

- aktualna lokalizacja pojazdu oraz trasa, którą przebył;

- miejsca postoju;

- punkty tankowania;

- styl jazdy kierowcy.

Monitorowanie tych kwestii musi być oczywiście uzasadnione, a uzasadnieniem może być między innymi:

- skrócenie czasów dostaw w wyniku realizacji transportu najkrótszymi bądź najszybszymi trasami;

- ochrona mienia poprzez kontrolę stylu jazdy pracowników (wymóg ecodrivingu), czy wskazanie konkretnych stacji, na których należy tankować;

- zapewnienie bezpieczeństwa pracowników dzięki stałem monitorowaniu ich aktualnej lokalizacji.

Dlaczego firmy decydują się na śledzenie służbowych pojazdów?

Śledzenie służbowych pojazdów jest coraz popularniejszą praktyką, a przedsiębiorstwa decydują się na to z dwóch głównych przyczyn. Pierwszą z nich jest optymalizacja systemu transportowego, ponieważ dzięki stałemu monitorowaniu można elastycznie zmieniać trasy (np. w przypadku korków), czy ograniczać puste przejazdy. Drugim powodem, dla którego firmowe pojazdy są śledzone jest kontrola korzystania z nich zgodnie z ustaleniami. Dzięki systemom GPS można więc sprawdzić, jakie trasy wykonał pojazd, gdzie się zatrzymywał, czy ile razy tankował. Weryfikacja tych kwestii ma na celu sprawdzenie, czy pracownik w czasie pracy nie załatwia spraw prywatnych lub czy nie wykorzystuje faktu posiadania służbowego auta do dorabiania na paliwie.

Podsumowując należy stwierdzić, że śledzenie pojazdu firmowego nie jest nielegalne, jednak pracodawcy muszą pamiętać, że mają w takim przypadku obowiązek poinformowania pracownika o monitoringu. Poza tym takie rozwiązania muszą być uregulowane w wewnętrznych aktach prawnych firmy, które są dostępne dla pracowników.