Często podczas zawierania transakcji sprzedaży produktów czy świadczenia usług sprzedawcy wymagają wpłaty określonej kwoty na poczet zaliczki. Prowadzać działalność gospodarczą konieczne przy przedpłacie jest wystawienie faktury zaliczkowej, która potwierdzi wpływ określonej kwoty jako zaliczki. Obok faktury zaliczkowej w firmie wystąpi również faktura końcowa. Czym są te dokumenty? Jak je przygotować? Więcej w artykule.

Faktura zaliczkowa a końcowa – kiedy stosować?

Faktura zaliczkowa to dokument, który przygotuje przedsiębiorca w celu potwierdzenia otrzymania zaliczki (przedpłaty) za sprzedaż towarów lub świadczenie określonych usług. Jeżeli kontrahentem jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej wówczas taki dokument wystawiany jest przez firmę, jeżeli zażąda tego wpłacający. Faktura końcowa jest wystawiana do zaliczki, jeżeli ta nie opiewała na pełną kwotę. Możliwa jest sytuacja, w której występuje kilka zaliczek. W tym przypadku faktura końcowa powinna zawierać wszystkie numery faktur zaliczkowych, które dotyczy danej transakcji. Istnieją przypadki, w których faktura zaliczkowa nie musi być wystawiona, gdyż nie powstaje obowiązek podatkowy na gruncie przepisów o podatku VAT. Przykładem może być chociażby wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów czy dostawa energii cieplnej. 

Programy do faktur zaliczkowych i końcowych 

Producenci programów komputerowych służących fakturowaniu oferują możliwość wystawianie różnego rodzaju faktur. Podczas analizy warto skupić się na konkretnych rodzajach dokumentów, które będzie mógł wystawić przedsiębiorca. Dobre narzędzie do fakturowania pozwoli wystawić nie tylko faktury VAT, zaliczkowe, końcowe, ale i także inne takie jak:

• uproszczone,
• WDT,
• eksportowe,
• wewnętrzne,
• VAT marża czy
• korygujące.

Ciekawym rozwiązaniem przygotowanym dla małych i średnich przedsiębiorstw jest program Faktura Small Business Handel od Mega-Tech. Oprogramowanie posiada całe spektrum faktur, które potrzebuje wystawić firma. Oprócz wcześniej wymienionych użytkownik może przygotować paragony fiskalne, dokumenty sprzedaży, kasowe czy magazynowe (PZ, WZ, PW, RW i MM). Faktury powstają w kilka sekund, wystarczy skorzystać z wbudowanych funkcji. Producent zadbał o automatyczne pobieranie danych kontrahentów z CEiDG po wpisaniu NIP firmy, kursu walut z NBP czy wczytywanie produktów i klientów z utworzonych kartotek. Dokumenty można dostosować dowolnie do własnych potrzeb. Firma doda do nich pieczątkę, logo czy zmieni wygląd z użyciem dostępnych funkcjonalności.

Chcąc sprawdzić wystawianie faktur zaliczkowych i końcowych w programach Mega-Tech można to zrobić zupełnie za darmo. Wystarczy ściągnąć programy na komputer bezpośrednio ze strony producenta. Potrzebne opcje widoczne są chwilę po uruchomieniu programu.