Wystawianie faktur online przed i po wprowadzeniu KSeF - co się zmieni?

Faktura VAT może obecnie mieć formę elektroniczną. Dokumenty wysyłane np. w formacie PDF mają dla kontrahentów taką samą ważność jak papierowa faktura VAT. W dobie cyfryzacji e-faktury są codziennością, dlatego rząd zdecydował, aby faktury VAT łączyła nie tylko elektroniczna forma, ale również ujednolicony charakter. Do tego m.in. służy KSeF. Zobacz, co obowiązkowy system wystawiania faktur online oznacza dla przedsiębiorców.

KSeF - co to jest?

Na początek krótkie wyjaśnienie samego systemu KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Obecna codzienność przedsiębiorców wygląda tak, że faktura VAT powstaje najczęściej w dedykowanym programie do fakturowania, a następnie w formie elektronicznej lub papierowej trafia do kontrahenta bądź klienta indywidualnego. Następnie dokumenty sprzedażowe trafiają do księgowego, który zalicza faktury VAT na poczet kosztów oraz przychodów firmy.

Poza ogólną treścią dokumentu, który uznajemy za fakturę VAT, nie ma szczegółowych wytycznych, jak powinien wyglądać przykładowy wzór faktury VAT. Przedsiębiorcy mają wyłącznie pouczenie co do tego, co dokument powinien zawierać, czyli numer porządkowy, dane podmiotów będących stronami transakcji, kwoty, przedmiot transakcji czy termin płatności. To jednak ma się zmienić, a przyczynkiem do zmian będzie właśnie KSeF.

Jednym z kluczowych terminów związanych z tym ogólnopolskim systemem teleinformatycznym jest jednolitość faktur VAT. Wystawienie faktury ma mieć nieco inny przebieg niż dotychczas, ponieważ Krajowy System e-Faktur stawia na trzy zasadnicze funkcjonalności:

Krajowym Systemem e-Faktur rząd ma zamiar ujednolicić wygląd faktur w biznesie. Dziś z racji sporej dowolności zdarza się, że informacje na fakturze bywają trudno do znalezienia bądź niezrozumiale przedstawione. To z kolei prowadzi do pomyłek. Ustrukturyzowana faktura online ma zapewnić większą sprawność i transparentność w polskich przedsiębiorstwach.

Co zyskamy Krajowym Systemem e-Faktur?

Jednolita szata graficzna na fakturze VAT to nie jedyne założenia wprowadzenia obowiązkowego korzystania z KSeF przez przedsiębiorców. Twórcy systemu zakładają, że KSeF jest znaczenie bardziej rozbudowanym narzędziem niż program do wystawiania faktur. Do najważniejszych funkcji KSeF zalicza się:

Ostatni z wymienionych podpunktów ma znacząco zmienić funkcjonowanie polskich firm. Zakłada bowiem, że w dobie obowiązkowego korzystania z KSeF, kiedy następuje wystawianie faktur i zamieszczanie ich w systemie, kontrahenci dokumentów zostaną automatycznie powiadomieni o najważniejszych informacjach, jak data wystawienia faktury i jej numer identyfikacyjny. Wystawcy dokumentów również będą otrzymywać na bieżąco powiadomienia, np. w przypadku utraty uprawnień do korzystania z KSeF. Jak widać wystawianie faktur w przypadku wielu firm może się wydatnie zmienić, dlatego czas przejść do sprawdzenia, jak zmieni się codzienność właścicieli firm, kiedy KSeF będzie obowiązkowym narzędziem do fakturowania online.

Nie tylko wygląd faktury - co zmieni KSeF w działalności biznesów?

Pierwsza zmiana, która wybija się na pierwszy plan w związku z wprowadzeniem obowiązku korzystania z KSeF dotyczy weryfikacji poprawności dokumentów. Obecnie bowiem do momentu, w którym księgowość nie zaksięguje faktury np. w Księdze Przychodów i Rozchodów, w fakturze można dokonać poprawek bądź zmian bez większych konsekwencji. Wystarczy uruchomić program do wystawiania faktur i edytować wygenerowany wcześniej dokument. Póki faktura nie została po obu stronach transakcji zaksięgowana, istnieje taka możliwość. Wprowadzenie obowiązkowego korzystania z KSeF zmieni ten model działania. Jeśli np. przedsiębiorca źle uzupełni stawkę VAT, będzie musiał wystawić fakturę korygującą, ponieważ po wygenerowaniu pierwotnego dokumentu zostaje on automatycznie zapisany w archiwum KSeF. Nie będzie więc możliwe "podmienienie dokumentu" na poprawny, a jedynie oficjalna zmiana danych w pliku jakim jest faktura PDF korygująca.

W tym miejscu warto zauważyć, że obowiązkowy KSeF obejmuje przede wszystkim dokumenty dla kontrahenta biznesowego w modelu B2B. Fakturę w postaci papierowej nadal będzie można wystawić w następujących przypadkach:

Kolejne zmiany jakie czekają przedsiębiorców należy raczej zaliczyć do korzyści związanych z dokumentami sprzedażowymi w firmie. Do skorzystania z KSeF zachęcić mają m.in. takie atuty jak:

Nowy sposób na to, jak wystawiany jest dokument sprzedaży wiąże się również z wymogiem informatycznym. Chodzi o to, żeby program do fakturowania zapewniał możliwość generowania faktur VAT zgodnych z KSeF. W przypadku biur rachunkowych i przedsiębiorców, którzy rozliczają się samodzielnie, istotny będzie także aspekt pobierania wystawionych faktur kosztowych z systemu, zamiast tradycyjnego wysyłania dokumentów pocztą elektroniczną lub w formie papierowej wraz z przesłanym towarem.

Wystaw fakturę z KSeF

Czas na praktykę, czyli krótki przewodnik krok po kroku, jak wystawić fakturę lub wygenerować jednolity plik kontrolny VAT. Jak wystawisz fakturę w KSeF? Logowanie będzie naturalnie otwierać proces, który powinien mieć następującą kolejność:

Obecnie korzystanie z KSeF jest dla każdego przedsiębiorcy dobrowolne. Żeby dołączyć do systemu konieczne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub wygenerowanego przez Krajowy System e-Faktur token.

Zawirowania związane z obowiązkowym KSeF dla przedsiębiorców

Zapowiedzi Ministerstwa Finansów na temat tego, że wystawienia dokumentów w KSeF będzie obligatoryjne dla przedsiębiorców nie zmieniły się. Plan zakłada, że w pierwszej kolejności obowiązek zostanie nałożony na czynnych płatników podatku VAT, a z czasem także na przedsiębiorców zwolnionych z VAT-u. Niemniej w związku z problemami natury informatycznej, wciąż przesuwane są daty graniczne wprowadzenia obowiązku KSeF.

Najnowsze informacje na ten temat mówią o zakończeniu konsultacji na temat KSeF, w których wzięło udział ponad dziesięć tysięcy ankietowanych. Początkowo tzw. watowcy mieli rozpocząć fakturowanie z KSeF od lipca 2024 roku, jednak już wiadomo, że termin ten może opóźnić się nawet o rok. Ostatnie zapowiedzi ze strony Ministerstwa Finansów mówią o 1 kwietnia 2025 jako dacie, kiedy obowiązkowo z KSeF będą musieli korzystać płatnicy podatku VAT.