Materiał sponsorowany, 2025-03-26 15:30:15

Artykuł sponsorowany

Dojazd do klienta firmowym samochodem. Zasady i ograniczenia

Korzystanie z firmowego samochodu w celu dojazdu do klientów to powszechna praktyka w wielu branżach. Użytkowanie auta jako narzędzia pracy wymaga przestrzegania określonych zasad i uwzględnienia pewnych ograniczeń wynikających z przepisów prawa oraz polityki firmy.

Rozliczenie użytkowania pojazdu w firmie a podatek dochodowy

Co do zasady, jeżeli pracownik korzysta z samochodu firmowego wyłącznie do celów służbowych, nie generuje to dodatkowych obciążeń podatkowych. Natomiast w przypadku użytkowania mieszanego (do celów służbowo-prywatnych), takie użyczenie traktowane jest jako dodatkowe wynagrodzenie za pracę. Tym samym firma powinna doliczyć odpowiedni przychód pracownika podlegający opodatkowaniu.

Wysokość przychodu jest ustalana ryczałtowo i zależy od rodzaju paliwa oraz mocy silnika. Miesięczna stawka wynosi 250 zł dla aut elektrycznych, wodorowych i tych o mocy do 60 kW, a 400 zł dla pozostałych pojazdów. Jeśli auto jest używane prywatnie tylko przez część miesiąca, opłata wynosi 1/30 ryczałtu za każdy dzień.

VAT i ubezpieczenie w rozliczeniach użytkowania pojazdu w firmie

Jak wygląda możliwość odliczenia podatku VAT w przypadku użytkowania samochodu służbowego? Obowiązuje tu inna zasada niż np. w przypadku prezentów dla klientów. Pracodawca ma dwie główne możliwości:

odliczenie 100% VAT – dotyczy samochodów wykorzystywanych wyłącznie do celów firmowych;
odliczenie 50% VAT – dotyczy samochodów używanych w sposób mieszany.

Należy pamiętać, że chęć odliczenia 100% VAT pociąga za sobą pewne konsekwencje. Przedsiębiorca powinien zgłosić samochód w urzędzie skarbowym za pomocą formularza VAT-26. Dodatkowo musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (kilometrówkę), która uwzględnia trasy i stany licznika. Niezbędne jest także określenie zasad użytkowania pojazdu w specjalnym regulaminie firmowym.

Ważne jest także, aby pracownik udający się do klienta służbowym pojazdem dokładnie poznał warunki ubezpieczenia. Pracodawca powinien pamiętać, że obowiązkowe ubezpieczenie OC można wliczyć do kosztów w pełnej kwocie, natomiast AC tylko do limitu 150 000 zł wartości samochodu – nadwyżka nie jest kosztem podatkowym. Wysokość ubezpieczenia ma także znaczenia dla kwestii amortyzacji samochodu w przedsiębiorstwie, o czym więcej przeczytasz w tym artykule: https://firmove.pl/aktualnosci/finanse/podatki/amortyzacja-samochodu-w-przedsiebiorstwie-stawki-metody-limity.

Przepisy o czasie pracy kierowców

Czas przejazdu pracownika korzystającego z pojazdu służbowego w celu dotarcia do miejsca realizacji usługi powinien być traktowany jako czas pracy. Liczy się go od momentu wyjazdu z domu i kończy po powrocie po wykonaniu obowiązków. Dotyczy to głównie sytuacji, gdy pracownik nie ma określonego stałego miejsca pracy, a pracodawca nie wyznaczył żadnej innej lokalizacji, która mogłaby pełnić funkcję oddziału lub filii firmy.

Polityka firmy w zakresie użytkowania pojazdu

Każda firma może ustalić własne zasady dotyczące korzystania z samochodów służbowych. Przykładowe aspekty do uregulowania to:

cel użytkowania,
odpowiedzialność za pojazd (koszty paliwa, napraw i mandatów),
rejestracja przejazdów.

Standardem jest prowadzenie ewidencji tras i liczby przejechanych kilometrów. Na tej podstawie następuje rozliczenie w przypadku ryczałtu kilometrowego. W wielu organizacjach praktykuje się także zwrot kosztów na podstawie faktur.

Pracodawca powinien pamiętać, że użytkowanie samochodów firmowych ma wpływ także na wysokość emisji gazów cieplarnianych organizacji. Odpowiednia rejestracja tras pozwala sprawdzić wyniki w kalkulatorze śladu węglowego.

Artykuł sponsorowany

Dojazd do klienta firmowym samochodem. Zasady i ograniczenia

Korzystanie z firmowego samochodu w celu dojazdu do klientów to powszechna praktyka w wielu branżach. Użytkowanie auta jako narzędzia pracy wymaga przestrzegania określonych zasad i uwzględnienia pewnych ograniczeń wynikających z przepisów prawa oraz polityki firmy.

Rozliczenie użytkowania pojazdu w firmie a podatek dochodowy

VAT i ubezpieczenie w rozliczeniach użytkowania pojazdu w firmie

Przepisy o czasie pracy kierowców

Polityka firmy w zakresie użytkowania pojazdu

Slalom Gigant i walka o Puchar Wójta Gminy Poronin

Medalowy Pierwszy Krok wojowników z Czerwiennego

Pół wieku Muzeum Karola Szymanowskiego w Atmie

Kabaretowo-teatralne ferie w Poroninie za nami

Nowe elementy ekspozycji stałej w Muzeum Tatrzańskim

Strategia rozwoju Zakopanego

IV Bal Charytatywny PSONI Zakopane 2026

Gala rozdania Marek Tatrzańskich za rok 2025

Czas się kończy, przyjdźcie koniecznie obejrzeć prace Władysława Trebuni-Tutki

Poetyckie spotkania w Białym Dunajcu

Morze i góry spotykają się w Zakopanem

Andrzej Krzeptowski Bohac w Czerwonym Dworze

EABS w zakopiańskim Kombinacie

Kolekcja w Okszy otwarta dla publiczności

Dziadkowie, wnukowie, radość

Światło serca w Czerwonym Dworze

Muzyczne pasje Władysława Trebuni-Tutki

Szumny i Bogu Miłe w Kościele Św. Krzyża

Nowe muzeum pod Giewontem

Basia Giewont z Zakopanego walczy o Eurowizję

Akademia Lotnika pod Giewontem

Rzeźby Berbeki i obrazy Zaborowskiego w Witkacym

Szkolnie i kolędowo

Zaglądamy do Czerwonego Dworu

Jedla z koncertem w Atmie

Żółty żonkil nadzieją dla hospicjum

Złote, srebrne i brązowe medale dla karateków

Wychowanie fizyczne na nartach

Kraków - Zakopane - 50 lat elektryfikacji linii kolejowej

Powiatowa Gala Stypendialna w Teatrze Witkacego

Zobacz pozostałe galerie