Zarządzanie kryzysowe w firmach okiem prawnika. Omówienie prawnych aspektów zarządzania kryzysowego w firmach

• przeprowadzanie z odpowiednim wyprzedzeniem oceny ryzyka związanego z zagrożeniami występującymi w danym przedsiębiorstwie,
• likwidacja dostrzeżonych zagrożeń u źródeł ich powstawania,
• dostosowanie warunków i procesów pracy do możliwości pracowników, a także organizowanie stanowisk pracy, dobór maszyn i innych narzędzi pracy do kompetencji i kwalifikacji poszczególnych pracowników,
• stosowanie w zakładach pracy aktualnych rozwiązań technicznych oraz zastępowanie niebezpiecznych procesów technologicznych, substancji i innych materiałów – bezpiecznymi lub mniej niebezpiecznymi,
• oraz instruowanie pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Warto mieć na względzie, że do zachowania zgodności ze skomplikowanymi regulacjami korzystna może okazać się konsultacja z prawnikiem, który pomoże krok po kroku przeanalizować newralgiczne kwestie oraz wypracować rozwiązania pozwalające zachować przedsiębiorcy działanie zgodne z prawem.

Obowiązki firmy w zakresie ochrony środowiska

Sytuacje kryzysowe dotykające firmy odnoszą się również do kwestii związanych z ochroną środowiska. Przedsiębiorcy jako podmioty korzystające ze środowiska są zobligowani do stosowania się do Prawa ochrony środowiska, które nakłada na nich liczne obowiązki.

Prowadzona działalność gospodarcza powinna pozostawać w zgodzie z wymaganiami ochrony środowiska. Do obowiązków przedsiębiorców w tym obszarze należy w szczególności: właściwe segregowanie i utylizacja odpadów, w tym również odpadów niebezpiecznych, prowadzenie ewidencji wytworzonych odpadów, zapewnienie odpowiedniej organizacji pracy, zapoznanie pracowników z wymaganiami w zakresie ochrony środowiska, podejmowanie działań służących wyeliminowaniu lub ograniczeniu powstawania szkód w środowisku oraz podejmowanie właściwych środków w celu wyeliminowania powstawania takich szkód w przyszłości, a także powierzanie funkcji związanych z zapewnieniem ochrony środowiska osobom posiadającym odpowiednie kwalifikacje zawodowe.

Występowaniu sytuacji kryzysowych w firmach niewątpliwie może sprzyjać złożoność norm regulujących ochronę środowiska. Brak uprzedniego i dokładnego przeanalizowania przez przedsiębiorców przepisów dotyczących tej materii, może stanowić źródło kryzysów w przedsiębiorstwach. Te mogą powstawać zwłaszcza w obliczu nakładania na przedsiębiorców wysokich administracyjnych kar pieniężnych za naruszanie Prawa ochrony środowiska.

Potencjalne zdarzenia kryzysowe w firmach, w tym obszarze mogą dotyczyć np. naruszeń w zakresie: norm emisji, gospodarki odpadami, prowadzenia lub posiadania odpowiedniej dokumentacji, sprawozdań bądź posiadania wymaganych zezwoleń.

Sposobami na uniknięcie przez firmy kryzysów związanych z brakiem zgodności prowadzonej działalności gospodarczej z normami ochrony środowiska mogą okazać się: stosowanie się do zasad w zakresie emisji, przestrzeganie zasad odpowiedniej segregacji i utylizacji odpadów, dbanie o dokumentację, w tym prowadzenie ewidencji oraz sprawozdań, posiadanie zezwoleń ze strony właściwych organów, składanie raportów z działalności do odpowiednich organów oraz informowanie ich o wpływie działalności przedsiębiorcy na środowisko.

Ochrona danych osobowych w firmach

Zagadnieniem, które często rodzi komplikacje wśród przedsiębiorców, jest stosowanie się do zasad ochrony danych osobowych. Przestrzeganie przepisów z tej materii to nieustanny proces, który wiąże się z zachowaniem ze strony przedsiębiorców wzmożonej czujności, szczególnie wobec zmian w przepisach oraz ich złożoności. Brak zachowania takiej czujności może wiązać się z ponoszeniem ujemnych konsekwencji prawnych, zarówno karnych, jak i cywilnych – a te mogą przesądzać o występowaniu kryzysów.

Ochrona danych osobowych dotyczy osób fizycznych. W związku z tym przedsiębiorcy, którzy prowadząc działalność gospodarczą, mają styczność z danymi osób fizycznych, muszą zapewnić odpowiednie środki, przede wszystkim służące ich ochronie oraz bezpiecznemu przetwarzaniu.

Obowiązki przedsiębiorców w zakresie danych osobowych obejmują m.in.: legalność przetwarzania danych, przejrzystość zasad w zakresie ich przetwarzania, zapewnienie minimalizacji przetwarzanych danych osobowych oraz uczciwości wobec osób, których dane są w dyspozycji przedsiębiorców. Dlatego odpowiednie postępowanie z danymi przez przedsiębiorców niewątpliwie powinno sprowadzać się chociażby do:

• informowania osób, których dane są przetwarzane o ich przetwarzaniu, zasadach oraz celu tego przetwarzania,
• informowania o prawach przysługujących osobom, których dane są przetwarzane, a także o administratorze danych osobowych,
• gromadzenia przez przedsiębiorców w swoich zasobach wyłącznie tych danych osobowych, których przetwarzanie jest niezbędne do realizacji celu, dla którego te dane są w ogóle przetwarzane,
• przetwarzania danych osobowych wyłącznie przez niezbędny okres,
• postępowania z danymi osobowymi w sposób bezpieczny i gwarantujący ich zabezpieczenie przed tzw. „wyciekiem” lub utratą poprzez zapewnienie odpowiednich środków technicznych.

Nierzetelni kontrahenci oraz ochrona dóbr osobistych firmy

Powodem wystąpienia kryzysu w firmie może okazać się również sytuacja, która oddziałuje na przedsiębiorstwo z zewnątrz i wiąże się z czynnościami innych podmiotów. Przykładem tego może być nierzetelny kontrahent, który nie dopełnia wobec drugiej strony stosunku prawnego swoich obowiązków, których źródłem są postanowienia umowne. Brak rzetelności działania często przejawia się m.in. poprzez odmowę wykonania umowy, brak terminowej zapłaty należności z faktury za wykonaną usługę lub sprzedany towar albo dostarczenie wadliwego towaru. Niezależnie od przyczyny, nierzetelne zachowanie kontrahenta może wpływać na sferę majątkową przedsiębiorstwa, jego płynność finansową, a także pozycję w obrocie gospodarczym.

Sposobów postępowania w stosunku do takich kontrahentów jest kilka. Poszkodowani przedsiębiorcy mogą – co oczywiste – skorzystać z drogi postępowania sądowego w celu ochrony swoich praw i uzyskania świadczenia ze strony kontrahenta. Niemniej jednak, czasami warto, aby przedsiębiorca przeanalizował swoje położenie oraz interesy i zastosował bardziej koncyliacyjne rozwiązania jak np. zawarcie ugody z nierzetelnym kontrahentem, w myśl zasady, że odpowiednia reakcja na zdarzenie kryzysowe niekoniecznie musi wiązać się z kierowaniem sprawy do sądu. Poprzez ugodę strony będą czynić sobie wzajemne ustępstwa w zakresie istniejącej pomiędzy nimi relacji gospodarczej, co stwarza możliwość na wyeliminowanie niepewności co do potencjalnych roszczeń, które mogą wynikać z tej relacji oraz ich zakresu. W tym celu pomocne może się okazać skorzystanie z usług osób zawodowo zajmujących się analizą takich sytuacji. Konsultacja z prawnikiem pozwoli ocenić sytuację z prawnego punktu widzenia, aby przedsiębiorca mógł podjąć działania, które uzna za adekwatne do celu i sytuacji firmy.

Kolejnym sposobem – np. w przypadku braku zapłaty należności fakturowych – może okazać się uzyskanie od kontrahenta deklaracji dobrowolnej spłaty zadłużenia, stanowiącej swoiste uznanie długu. Uzyskanie takiego dokumentu, w razie dalszych zaniechań ze strony nierzetelnego kontrahenta, może ułatwić w przyszłości przejście przez procedurę sądową i przyspieszenie egzekwowania należności.

Warto mieć na względzie, że stosowanie rozwiązań mających minimalizować bądź zapobiegać występowaniu sytuacji kryzysowych, których źródłem jest działanie kontrahenta najlepiej, aby miało miejsce jeszcze na etapie poprzedzającym zawarcie konkretnej umowy. W tym celu przedsiębiorcy przed zawieraniem umów powinni dokonywać ich wnikliwej analizy, a nawet proponować wprowadzanie do ich treści mechanizmów, które pozwolą na złagodzenie kryzysów, które mogą być spowodowane działaniem kontrahenta np. wprowadzenie odpowiednich do skali przedsięwzięcia kar umownych, klauzul poufności bądź mechanizmów pozwalających na wcześniejsze rozwiązanie umowy.

Niewątpliwie konsultacja z prawnikiem będzie gwarancją dokładnego przeanalizowania umowy i uchronienia się przed jej potencjalnymi „pułapkami”. Prawnik może również zaproponować przedsiębiorcy takie brzmienie umowy, które najpełniej zrealizuje wspólny zamiar stron, jednocześnie zabezpieczając swojego mocodawcę przed ujemnymi konsekwencjami, które mogą w przyszłości wynikać z umowy określonej treści.

Sytuacją, która może wiązać się z kryzysem w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, jest również nieuzasadnione oddziaływanie na renomę firmy. Przykładem może być rozpowszechnianie przez podmiot trzeci nieprawdziwych i oczerniających przedsiębiorcę informacji, które mogą zdyskredytować go na rynku świadczonych przez niego usług.

Nieprawdziwe i pozbawione uzasadnienia informacje mogą rzutować na negatywne postrzeganie przedsiębiorcy wśród partnerów biznesowych oraz jego klientów, a w efekcie mogą wpływać na jego rentowność. Dlatego w takich sytuacjach ważne jest niezwłoczne podjęcie odpowiednich kroków prawnych, które pozwolą na zniwelowanie negatywnych skutków działania innego podmiotu. W ramach metod zwalczania kryzysów w takich sprawach firma może żądać zaniechania naruszenia jej dóbr osobistych, usunięcia skutków takich naruszeń, a nawet kierować roszczenia pieniężne w celu naprawienia szkody o charakterze majątkowym i niemajątkowym.

Warto mieć na względzie, że odpowiednio dobrane rozwiązanie prawne w sytuacji kryzysowej, może pozwolić przedsiębiorcy na ochronę jego interesów, poprzez zminimalizowanie ryzyka wiążącego się z dochodzeniem roszczeń oraz uniknięcie nadmiernych kosztów.

Zapewnienie ochrony własności intelektualnej

Ważnym elementem prowadzenia działalności gospodarczej przez przedsiębiorców w obliczu zagadnienia sytuacji kryzysowych w firmach, jest zadbanie również o zabezpieczenie przysługujących im praw autorskich oraz praw własności przemysłowej. Prawa autorskie odnoszą się m.in. do ochrony utworów, natomiast prawa własności przemysłowej obejmują kwestie związane z ochroną wynalazków, wzorów przemysłowych, wzorów użytkowych oraz znaków towarowych.

Oba zagadnienia – prawo autorskie i prawo własności przemysłowej – mieszczą się w obszarze własności intelektualnej, a zatroszczenie się o ich ochronę przez przedsiębiorców ma znaczenie przede wszystkim z punktu widzenia budowania ich renomy, umacniania przewagi na rynku oraz uzyskiwania dzięki tym prawom korzyści finansowych.

Naruszanie przez podmioty trzecie praw autorskich lub praw własności przemysłowej firm, może stanowić źródło kryzysów. Zwłaszcza jeżeli takie naruszenia uderzają w postrzeganie przedsiębiorstwa, oferowanych przez niego produktów bądź świadczonych usług. Bardzo często naruszanie praw własności przemysłowej wiąże się z ponoszeniem strat finansowych przez przedsiębiorców uprawnionych z tytułu tych praw. Dlatego w takich sytuacjach kluczowe jest podjęcie konkretnych i zdecydowanych działań.

Dla przykładu, w interesie przedsiębiorcy leży ochrona znaku towarowego, bowiem to z nim jego klientom, a także partnerom biznesowym kojarzą się np. towary oferowane przez przedsiębiorcę. Znak towarowy stanowi w takim przypadku element identyfikacji firmy, dlatego bardzo ważne jest zadbanie o jego ochronę. W razie naruszenia prawa do znaku towarowego, odpowiednie kroki prawne podmiotu uprawnionego powinny koncentrować się w szczególności na wystąpieniu do sądu z wnioskiem o udzielenie zabezpieczenia roszczenia, chociażby poprzez domaganie się zaprzestania używania znaku towarowego przez podmiot nieuprawniony. Postępowanie sądowe może pomóc przedsiębiorcy w zabezpieczeniu jego interesów, bowiem w jego toku możliwe będzie np. żądanie uznania naruszenia prawa oraz dochodzenie roszczeń pieniężnych z tego tytułu np. w postaci stosownego odszkodowania. Oczywiście podjęcie przez przedsiębiorców decyzji o skierowaniu sprawy do sądu powinno wiązać się z uprzednią wnikliwą analizą sprawy, a także zebraniem dowodów, które potwierdzą naruszenie prawa. W tym celu warto rozważyć zwrócenie się o pomoc do specjalistów, którzy kompleksowo pomogą w ochronie praw własności intelektualnej.

Zła kondycja finansowa przedsiębiorstwa

Problemem, z którym w ostatnim czasie zmagają się przedsiębiorcy, a jednocześnie który może stanowić przyczynę występowania kryzysów jest pogorszenie sytuacji finansowej firmy. Przyczynami takiego stanu rzeczy są m.in. wyraźny wzrost kosztów utrzymania działalności oraz obniżenie uzyskiwanych przychodów. Analiza statystyk prowadzi do konkluzji, że wielu przedsiębiorców boryka się ze zjawiskiem niewypłacalności, które stanowi konsekwencję zmniejszających się wyników finansowych osiąganych przez firmy. Co więcej, bardzo często niewypłacalność jest etapem, który determinuje upadłość przedsiębiorcy.

Jednym z mechanizmów zarządzania kryzysowego w powyżej opisanych sytuacjach może okazać się podjęcie decyzji o restrukturyzacji. Jest to proces, który koncentruje się na poprawie kondycji finansowej przedsiębiorstwa oraz dopasowaniu go do zmieniającej się rzeczywistości gospodarczej, zachowując przy tym kontynuację jego działania. Odpowiednio dobrane rozwiązania w ramach restrukturyzacji pozwolą na pozbycie się widma upadłości przedsiębiorcy, a jednocześnie mogą wprowadzić świeżość w działaniu firmy. Wśród przykładowych rozwiązań w ramach restrukturyzacji przedsiębiorców borykających się ze złą kondycją finansową jest ustalanie warunków oraz terminów spłaty zadłużenia, co może wiązać się ze spłatą ratalną, redukcją niektórych należności, a także odroczeniem terminów spłaty długów. Dodatkową korzyścią dla przedsiębiorców jest ochrona ich firmy przed egzekucją. Zatem prezentowane rozwiązania mogą pozwolić firmie na bieżącą działalność oraz stanięcie na nogi.

Kryzys w firmie, czyli okazja do poprawy jakości jej działania

Pomimo negatywnych skojarzeń, które wiążą się z występowaniem kryzysu w firmach, jego pojawienie się może w rzeczywistości stanowić asumpt do jej rozwoju. Wypracowanie bowiem mechanizmów służących do walki z kryzysem w przedsiębiorstwie, siłą rzeczy poprawia jakość jego działania. Firma radząca sobie z sytuacjami kryzysowymi, to zdecydowanie firma silniejsza i bardziej świadoma potencjalnych zagrożeń, które może napotykać w przyszłości.

Ponadto, należy pamiętać, że sytuacje kryzysowe w firmach po prostu się zdarzają. To, co je różnicuje można ująć w ramach triady, która obejmuje: ich rodzaj, częstotliwość występowania, a także stopień przygotowania na radzenie sobie z nimi.

Konsultacja zdarzenia kryzysowego z kancelarią prawną jest okazją dla przedsiębiorcy na wypracowanie mechanizmów zarządzania firmą w sytuacjach kryzysowych, zarówno tych dających się przewidzieć oraz tych nagłych. Adwokat lub radca prawny we współpracy z przedsiębiorcą poprzez analizę specyfiki działalności konkretnej firmy oraz prognoz i planowanie strategiczne, podejmą czynności, których celem będzie eliminacja lub redukcja możliwości występowania zagrożeń. Konsultacja kwestii prawnych pozwoli, także unikać popełniania błędów w aspektach prawnych wewnątrz przedsiębiorstw oraz zapewniać zgodność ich działania z prawem.