Od 1 stycznia 2025 roku w Polsce wprowadzony zostanie obowiązek korzystania z systemu e-Doręczeń dla wielu przedsiębiorców, instytucji publicznych i przedstawicieli zawodów zaufania publicznego. Celem tego rozwiązania jest usprawnienie i unowocześnienie procesu doręczania korespondencji w sposób elektroniczny, eliminując stopniowo potrzebę korzystania z tradycyjnej formy papierowej.

Co to są e-Doręczenia?

E-Doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, zapewniająca skutki prawne porównywalne z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Dzięki niej przedsiębiorcy mogą w sposób bezpieczny i zgodny z prawem wysyłać i odbierać dokumenty urzędowe oraz handlowe. System oferuje m.in.: jednoznaczną identyfikację nadawcy i odbiorcy, gwarancję integralności przesyłanych danych, potwierdzenie doręczenia w postaci prawnie uznawanych dowodów oraz ochronę tajemnicy korespondencji. Systemem zarządza publiczny dostawca usług e-Doręczeń, obecnie Poczta Polska, a także komercyjni dostawcy usług zaufania.

Dla kogo obowiązek?

Z obowiązku korzystania z e-Doręczeń wywiązać się muszą przedsiębiorcy, osoby wykonujące zawody zaufania publicznego oraz instytucje publiczne. W przypadku przedsiębiorców, firmy rejestrujące się w CEIDG i KRS po 1 stycznia 2025 roku są zobowiązane założyć skrzynkę e-Doręczeń już w momencie rejestracji. Natomiast przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku muszą wdrożyć system do 1 października 2026 roku. Z kolei firmy zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 roku mają czas do 1 kwietnia 2025 roku na założenie adresu e-Doręczeń. Adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, notariusze i inni muszą korzystać z e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 roku. Istotne jest, aby każdy przedstawiciel tych zawodów posiadał odrębną skrzynkę, nie tylko powiązaną z wykonywaniem zawodu zaufania publicznego, ale także dla prowadzonej firmy. Urzędy centralne, administracja publiczna oraz jednostki samorządowe muszą wdrożyć system do 1 stycznia 2025 roku.  Do 2029 roku wszelkie podmioty publiczne, samorządy terytorialne, sądy, komornicy i prokuratura będą miały obowiązek prowadzenia korespondencji urzędowej poprzez e-Doręczenia. Należy podkreślić, że korzystanie z e-Doręczeń daje przedsiębiorcom dostęp do stałego adresu do korespondencji, niezależnie od fizycznej zmiany lokalizacji firmy, uproszczonej i szybszej wymiany dokumentów oraz wiarygodnych dowodów przesłania korespondencji.

Jak wdrożyć system e-Doręczeń?

Firmy mogą założyć adres do e-Doręczeń za pomocą portalu Biznes.gov.pl, a osoby wykonujące zawody zaufania publicznego - przez serwisy takie jak mObywatel.gov.pl. Proces rejestracji wymaga uwierzytelnienia za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.

E-Doręczenia to kluczowy krok w cyfryzacji polskiej administracji i przedsiębiorstw. Przedsiębiorcy powinni zadbać o odpowiednio wczesne założenie skrzynki, aby uniknąć problemów organizacyjnych i prawnych.

Agata Czarnota, Polsko-Amerykańska Kancelaria Prawna Tel. +48 882 157 414 (PL) Tel. +1 312 380 0934 (USA) e-mail: [email protected]