Dlaczego archiwizacja dokumentów jest ważna?

Dlaczego archiwizacja dokumentacji jest istotna dla każdej organizacji?

Archiwizacja dokumentacji to proces systematycznego gromadzenia, klasyfikowania i zabezpieczania dokumentów — zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jej zasadniczym celem jest zapewnienie dostępu do wiarygodnych danych w odpowiednim czasie i kontekście.

Niezależnie od wielkości firmy, sektorów działalności czy liczby pracowników, dobra praktyka zarządzania dokumentacją jest fundamentem sprawnego funkcjonowania każdego biznesu. Dziś, gdy firmy korzystają równocześnie z dokumentów papierowych i cyfrowych, samo ich przechowywanie nie wystarcza. Trzeba spełniać wymagania RODO, rozporządzenia Ministra Kultury z 20 października 2015 r. oraz obowiązujących przepisów branżowych dotyczących archiwizacji.

Korzyści z efektywnej archiwizacji dokumentów

Prawidłowa archiwizacja dokumentacji przynosi wymierne korzyści biznesowe. Po pierwsze — zwiększa bezpieczeństwo danych. Pliki przechowywane w kontrolowany sposób są mniej podatne na kradzież, zagubienie czy uszkodzenia. Po drugie — umożliwia szybki dostęp do informacji. Koniec z czasochłonnym szukaniem faktur, umów czy korespondencji z zeszłego roku.

Kolejnym atutem jest zgodność z kontrolą audytową. Firmy posiadające uporządkowaną architekturę dokumentacyjną znacznie łatwiej radzą sobie z audytami wewnętrznymi oraz zewnętrznymi. I wreszcie — oszczędność kosztów. Choć może to zabrzmieć paradoksalnie, dobrze przemyślana archiwizacja zmniejsza ryzyko strat finansowych wynikających z błędów, pomyłek czy sankcji za nieprzestrzeganie norm prawnych.

Archiwizacja dokumentacji — czy warto ją zlecać zewnętrznie?

Wielu właścicieli firm zastanawia się, czy lepiej samodzielnie zarządzać archiwum, czy skorzystać z usług profesjonalnych dostawców. Archiwizacja dokumentacji zlecona firmie zewnętrznej – jak np. EkoAkta – to sposób na bezpieczne i zgodne z przepisami przechowywanie dokumentów bez angażowania własnych zasobów.

Oferują kompleksową usługę: bezpłatną wycenę, porządkowanie dokumentacji (w tym faktur, akt kadrowych czy zapisów multimedialnych), przygotowanie instrukcji kancelaryjnej, niszczenie przeterminowanych dokumentów i szkolenie pracowników. Umożliwiają również digitalizację, co pozwala ograniczyć archiwa papierowe i usprawnia dostęp do danych. Zatem o nic nie trzeba się już martwić w tym zakresie.

Nie ma dwóch identycznych firm, ale każda z nich potrzebuje uporządkowanego systemu zarządzania dokumentami. Archiwizacja dokumentacji to obowiązek prawny oraz strategiczny element zarządzania ryzykiem. Zadbaj o swoją dokumentację w wygodny sposób i zleć jej archiwizację firmie zewnętrznej.