Dlaczego system Workflow jest potrzebny Twojej firmie w dobie pracy zdalnej?

Wielu pracowników preferuje hybrydowe środowisko pracy, ponieważ łączy komfort pracy z domu, zaoszczędzony czas na dostanie się do miejsca pracy, z możliwością integracji i osobistego kontaktu ze swoimi współpracownikami.

Jednak niektóre firmy nadal nie stworzyły stabilnej infrastruktury do pracy hybrydowej, z której zarówno zarząd, jak i pracownicy czerpaliby korzyści. Dlatego warto szerzej przeanalizować to zagadnienie. Chcielibyśmy przedstawić korzyści, jakie można osiągnąć wdrażając system typu workflow w środowisku pracy zdalnej.

System workflow to rodzaj systemu do automatyzacji procesów biznesowych, który pozwala na zamknięcie przepływów zadań w jednym w pełni kontrolowanym środowisku. Dzięki temu menadżerowie wiedzą dokładnie, nad czym obecnie pracują członkowie ich zespołów i na jakim etapie są powierzone im zadania. Systemem workflow można objąć wiele procesów, między innymi: obieg faktur, zamówień, obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej, zarządzanie relacjami z klientami, rejestracje czasu pracy, archiwizacje dokumentów i procesy sprzedażowe.

Korzyści ze wdrożenia systemu workflow w dobie pracy zdalnej dla organizacji

• Mniej zamieszania - Lepsza organizacja pracy

Dzięki systemie Workflow procesy w Twojej firmie w końcu zostaną ustrukturyzowane. Każdy pracownik jest informowany przez system o planach, terminach i zadaniach do wykonania. Dodatkowo pracownicy mogą ze sobą współpracować w środowisku, w którym żadna informacja, czy dokument nigdy nie zaginie.

• Automatyczne raportowanie - większe zaufanie

Każdy pracownik jest na bieżąco informowany o swoich zadaniach, a menadżerowie mają podgląd postępu wykonywanych zadań i możliwość automatycznego generowania raportów. Wpływa to na lepszą atmosferę pracy, ponieważ kierownictwo nie musi się dopytywać, ani głowić, na jakim etapie zadania są ich pracownicy.

• Efektywniejsze procesy, zaoszczędzone pieniądze w budżecie firmy

Z systemem workflow procesy odbywają się znacznie szybciej, co za tym idzie, zmniejszają się koszty ich wykonania. Pracownicy nie mogą odłożyć wykonania powierzonego zadania lub o nim zapomnieć. System czuwa nad dotrzymaniem terminów i nad każdym powierzonym krokiem procesu. 

Korzyści ze wdrożenia systemu workflow w dobie pracy zdalnej dla pracowników

• Automatyzacja powtarzających się zadań

Systemem workflow można objąć automatyzację żmudnych, powtarzających się zadań, które dotychczas odbywały się manualnie. Np. zadań administracyjnych, przepisywania danych z tabeli/systemu, procesowania faktur, weryfikacji danych, archiwizacji dokumentów. Automatyzując powtarzające się procesy odciążamy pracowników, pozwalając się skupić na tym, co ważne. Równocześnie tworzymy przestrzeń na podjęcie się nowych ciekawszych zadań.

• Zwiększenie produktywności

Dla wielu zespołów przejście na pracę zdalną było przytłaczające. Brak jasnego planu i odpowiedniej infrastruktury w wielu przypadkach negatywnie wpłynęło na ich produktywność. Teraz gdy praca zdalna staje się normą, a zespoły chcą kontynuować pracę w takim środowisku, wdrożenie odpowiedniego systemu, może mieć naprawdę pozytywny wpływ na ich produktywność i wydajność biznesową. Np. wspomniana automatyzacja powtarzających się zadań, może mieć wpływ na zwiększenie zaangażowania pracowników w innych obszarach ich obowiązków.